6 dicas para otimizar sua gestão de contratos de locação

Gerenciar contratos é um processo que envolve um conjunto de práticas que, seja qual for o segmento que a empresa atua ou seu porte, é fundamental para promover o cumprimento das obrigações legais do negócio. No contexto de uma imobiliária, isso se aplica à gestão de contratos de locação. O objetivo é monitorar, com precisão, todo o ciclo de vida dos processos, manter a organização dos documentos, formalizar negociações e até mesmo alcançar as expectativas dos clientes interessados em aluguel . Para evitar problemas financeiros, multas e penalizações tributárias decorrentes de uma má administração de suas relações jurídicas, mostraremos 6 dicas úteis para otimizar a gestão de contratos da sua imobiliária. Continue lendo o artigo para conferir! 1. Mantenha a organização dos documentos Certamente, um dos aspectos mais marcantes no gerenciamento de contratos é a organização dos documentos. Uma estratégia de gestão eficiente é capaz de garantir que toda a documentação se mantenha organizada e atualizada. Por exemplo, na posição de prestadora de serviços imobiliários, é preciso ter todos os débitos municipais do imóvel quitados e devidamente organizados enquanto o locatário tem a obrigação de ter seus documentos pertinentes ao seguro-fiança ou fiador, correto? Dessa forma, caso seja preciso apresentar algum desses documentos, o processo se torna muito mais ágil, sem mencionar que a integridade dos contratos é protegida. 2. Fique atento aos prazos Toda empresa, independentemente de

qual seja seu porte ou segmento, precisa ter uma relação altamente profissional e responsável com seus prazos, principalmente aquelas que lidam com prestação de serviços, como uma imobiliária. Com base nesse fato, é correto afirmar que a legislação estipula prazos para que um determinado direito seja exercido — o que significa que se ele expirar, o direito se extingue. Ou seja, na realidade de uma imobiliária, esse seria o caso de uma renovação de contrato de locação automática. O que queremos dizer é que se ocorre uma falha em uma gestão de contratos de locação e você esquece de comunicar o locador — dentro do prazo fixado por lei — para informar o interesse na renovação da locação, torna-se muito mais complicado obter amparo judicial para proteger os direitos de sua empresa, já que neste ponto eles nem existem mais. Além disso, prazos não cumpridos resultam sumariamente em rescisão contratual . Por isso, é imprescindível ter muita atenção à vigência dos seus contratos, aditivos, prazos de renovação e todos os aspectos pertinentes a esse assunto. 3. Formalize as negociações e alcance as expectativas É fundamental que os contratos de locação sejam minuciosamente especificados e apresentem todos os detalhes sobre o que o inquilino pode ou não pode fazer, quais são os prazos de pagamento e de vigência, além de todas as considerações necessárias para que problemas no futuro possam ser evitados. No entanto, é muito comum nos depararmos com imobiliárias que lidam com a sua gestão